Tietosuojaseloste
Tietosuojaseloste
Tietosuojaseloste sidosryhmille
Tämä tietosuojaseloste (jäljempänä ”Seloste”) kertoo, kuinka Rendaino ry. kerää, käsittelee ja luovuttaa henkilötietoja toiminnassaan eri sidosryhmien kanssa.
1. Rekisterinpitäjä
Sovellettavan tietosuojalain mukainen rekisterinpitäjä on Rendaino r.y. (jäljempänä ”me”, ”yhdistys”). Rendaino r.y. vastaa siitä, että henkilötietojasi käsitellään tätä Selostetta ja soveltuvia tietosuojalakeja noudattaen.
Rekisterinpitäjän yhteystiedot:
Rendaino r.y., Rekisterinumero: 148.781
20240 Turku
Tietosuojasta vastaava henkilö:
Voitto Vilkama
20240 Turku
pj (at) rendaino.fi
2. Henkilötietojen kerääminen
Henkilötietojasi voidaan kerätä eri tavoin. Pääsääntöisesti keräämme ja käsittelemme henkilötietoja, jotka olet antanut meille, kun olet yhteydessä meihin tai asioit kanssamme, esimerkiksi kun liityt yhdistyksen jäseneksi, liityt peruskurssille, ilmoittaudut tasokokeeseen, maksat kauttamme keskusliiton jäsenmaksun tai vakuutusmaksun, tai jotka syntyvät verkkosivulla vierailun yhteydessä.
Sinun ei ole pakko antaa meille henkilötietojasi, mutta mikäli päätät näin, emme mahdollisesti pysty tarjoamaan palveluitamme sinulle.
Keräämme ja käsittelemme esimerkiksi seuraavia henkilötietoryhmiä:
Henkilötiedot:
sukunimi, etunimet, syntymäaika, kotipuhelin, matkapuhelin, sähköposti, äidinkieli, sukupuoli.
Lajikohtaiset tiedot ja jäsentiedot:
Seurassa harrastettaviin lajeihin liittyvät tiedot: kendon, iaidon tai jodon vyöarvo, syntymäaika keskusliiton vakuutusta varten, suosittelija ja maksutiedot tasokokeista. Yleiset yhdistyksen ja keskusliiton jäsenyyden laskutus- ja maksutiedot.
Verkkosivumme käytön yhteydessä kerätyt tiedot
Verkkosivumme käytön yhteydessä kerätyt tiedot, lokitiedot ja evästeiden tai samankaltaisten teknologioiden avulla verkkosivulta kerätyt tiedot (laitetunnus, laitetyyppi, käyttöjärjestelmä ja sovellusasetukset).
3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Keräämme ja käsittelemme vain henkilötietoja, jotka ovat tarpeen toimintamme harjoittamista ja asiakassuhteiden hoitamista varten.
Käsittelemme henkilötietojasi seuraaviin tarkoituksiin:
- Jäsenhallinta, tasokokeet, kirjanpito
Käsittelemme henkilötietoja ensisijaisesti jäsenillemme suunnattujen palvelujen hoitamista varten. Palveluja ovat erilaiset harjoitusten, leirien, harjoitustilojen ja lajikohtaisten tapahtumien ja tasokokeiden järjestäminen, jäsen- ja vakuutusmaksuasiat yhdistyksessä ja keskusliitossa, yhdistyksen kirjanpito sekä tapauskohtaisesti muu laillinen liiketoiminta. Henkilötietojen käsittely perustuu jäsenyyteesi yhdistyksessämme.
- Markkinointi ja muu asiakas- ja sidosryhmäviestintä
Voimme olla sinuun yhteydessä kertoaksemme sinulle yhdistyksen lajeihin liittyvästä toiminnastamme, kuten harjoituksista ja tapahtumista. Sinulla on milloin tahansa oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä suoramarkkinointiin (katso tämän Selosteen jakso 8).
- Palvelun kehittäminen ja tietoturva
Käsittelemme henkilötietoja myös tietokantojen ja verkkosivun tietoturvan laadun parantamiseksi ja kehittämiseksi.
- Lakien noudattaminen
Voimme käsitellä henkilötietojasi lakisääteisten velvoitteidemme täyttämiseksi esim. koskien kirjanpitoa tai toteuttaaksemme viranomaisten (esim. veroviranomainen) lakiin perustuvat tietopyynnöt.
- Muut tarkoitukset, joihin olet suostunut
Käsittelemme henkilötietojasi myös muihin tarkoituksiin, mikäli olet antanut suostumuksesi tällaiseen käsittelyyn.
4. Henkilötietojen siirrot ja luovutukset
Voimme luovuttaa henkilötietoja kolmansille osapuolille sinun suostumuksellasi osapuolille, joita suostumus koskee, esimerkiksi yhteistyökumppaneillemme, kuten Suomen Kendoseurojen Keskusliitto FKA:lle jäsenyyttäsi, vakuutustasi, tasokoetta tai keskusliiton tapahtumaa varten, taikka toimivaltaiselle viranomaiselle tämän esittämän tietopyynnön toteuttamiseksi.
Tietoja ei muutoin luovuteta suoramarkkinointitarkoituksiin kolmansille osapuolille.
5. Henkilötietojen siirrot EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle
Emme siirrä jäsentemme henkilötietoja EU:n ja ETA-alueen ulkopuolelle.
6. Evästeet
Käytämme evästeitä ja muita samankaltaisia teknologioita verkkosivulla www.rendaino.fi.
Evästeet ovat pieniä tekstitiedostoja, joita on sijoitettu laitteeseesi hyödyllisen tiedon keräämistä ja muistamista varten, verkkosivumme toiminnallisuuden ja käytettävyyden parantamiseksi. Voimme käyttää evästeitä ja muita samankaltaisia teknologioita myös tilastollisiin tarkoituksiin kuten koostaaksemme tilastoja verkkosivun käytöstä ymmärtääksemme kuinka käyttäjät käyttävät verkkosivua ja parantaaksemme käyttäjäkokemusta.
Voit estää evästeiden asettamisen, rajoittaa evästeiden käyttöä tai poistaa evästeet selaimeltasi. Koska evästeet mahdollistavat verkkosivumme toimintaa, evästeiden käytön rajoittaminen saattaa vaikuttaa verkkosivun käytettävyyteen. Tällöin verkkosivu ei välttämättä toimi häiriöittä.
7. Henkilötietojen säilyttäminen
Henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan kuin se on tarpeellista tässä Selosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi.
Henkilötietoja säilytetään asiakassuhteen ajan. Toimeksiantokohtaisia tietoja säilytetään lain edellyttämä aika. Henkilötietoja voidaan säilyttää tarpeellisilta osin myös asiakassuhteen päättymisen jälkeen soveltuvan lain sallimassa tai vaatimassa laajuudessa.
Henkilötiedot poistetaan, kun niiden säilyttäminen ei enää ole tarpeen lain tai kummankaan osapuolen oikeuksien tai velvollisuuksien toteuttamiseksi.
8. Sinun oikeutesi
Sinulla on oikeus tarkastaa henkilötietosi. Voit milloin tahansa myös pyytää henkilötietojesi oikaisemista, päivittämistä tai poistamista. Huomaa kuitenkin, että sellaisia henkilötietoja, jotka ovat välttämättömiä tässä Selosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi, tai joiden säilyttämistä laki edellyttää, ei voida poistaa.
Sinulla on oikeus vastustaa tai rajoittaa henkilötietojesi käsittelyä sovellettavan lain edellyttämässä laajuudessa.
Sinulla on sovellettavan lain mukaisesti tietyissä tapauksissa oikeus siirtää meille toimittamasi henkilötiedot järjestelmästä toiseen eli oikeus saada henkilötietosi jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä, koneellisesti luettavassa muodossa ja siirtää henkilötietosi toiselle rekisterinpitäjälle.
Käsitellessämme henkilötietojasi suostumuksen perusteella sinulla on oikeus milloin tahansa peruuttaa antamasi suostumus. Emme sen jälkeen käsittele henkilötietoja, ellei käsittelyyn ole olemassa muuta oikeusperustetta.
Voit käyttää oikeuksiasi lähettämällä pyynnön meille tietosuojasta vastaavalle henkilölle, osoite kohdassa 1. Rekisterinpitäjä.
Mikäli koet, että henkilötietojesi käsittely ei ole asianmukaista, sinulla on oikeus kääntyä asiassa tietosuojavaltuutetun puoleen. Löydät tietosuojavaltuutetun yhteystiedot tietosuojavaltuutetun verkkosivuilta: http://www.tietosuoja.fi/fi/index.html.
9. Tietoturva
Toteutamme tarkoituksenmukaiset toimenpiteet (mukaan lukien fyysiset, digitaaliset ja hallinnolliset toimet) henkilötietojen suojaamiseksi häviämiseltä, tuhoutumiselta, väärinkäytöksiltä ja luvattomalta pääsyltä tai luovuttamiselta. Esimerkkinä mainittakoon, että henkilötietoihin on pääsy vain yhdistyksen hallituksen toimivaltaisilla jäsenillä. Tehtäviensä puitteissa toimivaltaisilla henkilöillä on pääsy henkilötietoihin henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanoilla.
Huomaa, että tarkoituksenmukaisetkaan toimenpiteet eivät voi estää kaikkia mahdollisia tietoturvaloukkauksia. Henkilötietojen tietoturvaloukkaustilanteissa ilmoitamme sinulle asiasta soveltuvien lakien mukaisesti.
10. Selosteen muutaminen
Meillä on oikeus muuttaa tätä Selostetta. Ilmoitamme muutoksista sinulle verkkosivullamme www.rendaino.fi.
11. Ota yhteyttä
Voit kysyä tästä Selosteesta tai tarkempia tietoja henkilötietojesi käsittelystä ottamalla meihin yhteyttä sähköpostitse tietosuojasta vastaavalle henkilölle, osoite kohdassa 1. Rekisterinpitäjä.
Privacy Policy
Privacy Policy for Stakeholders
This privacy policy (hereinafter the “Policy”) explains how Rendaino r.y. collects, processes and discloses personal data in its activities with different stakeholder groups.
1. Data Controller
The data controller under applicable data protection law is Rendaino r.y. (hereinafter “we”, “the association”). Rendaino r.y. is responsible for ensuring that your personal data is processed in accordance with this Policy and applicable data protection laws.
Contact details of the data controller:
Rendaino r.y., Registration number: 148.781
20240 Turku
Person responsible for data protection:
Voitto Vilkama
20240 Turku
pj (at) rendaino.fi
2. Collection of Personal Data
Your personal data may be collected in various ways. As a rule, we collect and process personal data that you provide to us when you contact or otherwise deal with us, for example when you become a member of the association, join a beginners’ course, register for a grading, pay the national federation’s membership fee or insurance premium through us, or when data is generated in connection with a visit to our website.
You are not required to provide us with your personal data, but if you choose not to do so, we may be unable to provide our services to you.
We collect and process, for example, the following categories of personal data:
Personal data:
surname, given names, date of birth, home telephone number, mobile telephone number, email address, native language and gender.
Sport-specific and membership data:
Information related to the disciplines practised in the association: grade in kendo, iaido or jodo, date of birth for the national federation’s insurance, recommender and payment details for gradings, as well as general invoicing and payment details concerning membership of the association and the national federation.
Data collected when you use our website
Data collected when you use our website, log data and data collected from the website using cookies or similar technologies (device identifier, device type, operating system and application settings).
3. Purposes and Legal Basis for Processing Personal Data
We collect and process only personal data that is necessary for carrying out our activities and managing customer relationships.
We process your personal data for the following purposes:
- Membership administration, gradings and accounting
We process personal data primarily to provide services for our members. These services include organising training sessions, camps, training facilities, discipline-specific events and gradings; managing membership fees and insurance premiums within the association and the national federation; maintaining the association’s accounts; and, on a case-by-case basis, carrying out other lawful activities. The processing of personal data is based on your membership of our association.
- Marketing and other customer and stakeholder communications
We may contact you to inform you about our activities relating to the association’s disciplines, such as training sessions and events. You have the right to object to the processing of your personal data for direct marketing at any time (see section 8 of this Policy).
- Service development and information security
We also process personal data to improve and develop the quality and security of our databases and website.
- Compliance with laws
We may process your personal data to comply with our statutory obligations, for example those relating to accounting, or to respond to lawful requests for information from public authorities, such as tax authorities.
- Other purposes to which you have consented
We also process your personal data for other purposes if you have consented to such processing.
4. Transfers and Disclosures of Personal Data
With your consent, we may disclose personal data to third parties covered by that consent, for example to our partners, such as the Finnish Kendo Association (FKA), for purposes related to your membership, insurance, grading or a national federation event, or to a competent authority in order to comply with its request for information.
Personal data is not otherwise disclosed to third parties for direct marketing purposes.
5. Transfers of Personal Data Outside the EU or EEA
We do not transfer our members’ personal data outside the EU or EEA.
6. Cookies
We use cookies and other similar technologies on our website at www.rendaino.fi.
Cookies are small text files placed on your device to collect and remember useful information and to improve the functionality and usability of our website. We may also use cookies and other similar technologies for statistical purposes, such as compiling statistics on website use in order to understand how users use the website and to improve the user experience.
You can prevent cookies from being set, restrict the use of cookies or delete cookies from your browser. Because cookies enable certain functions of our website, restricting their use may affect the usability of the website. In such cases, the website may not function without disruption.
7. Retention of Personal Data
Personal data is retained only for as long as necessary to fulfil the purposes specified in this Policy.
Personal data is retained for the duration of the customer relationship. Information relating to individual assignments is retained for the period required by law. To the extent necessary, personal data may also be retained after the customer relationship has ended, insofar as permitted or required by applicable law.
Personal data is deleted when its retention is no longer necessary for compliance with the law or for the exercise of the rights or fulfilment of the obligations of either party.
8. Your Rights
You have the right to access your personal data. You may also request at any time that your personal data be corrected, updated or deleted. Please note, however, that personal data which is necessary for fulfilling the purposes specified in this Policy, or which must be retained by law, cannot be deleted.
You have the right to object to or restrict the processing of your personal data to the extent provided by applicable law.
In certain circumstances and in accordance with applicable law, you have the right to transfer the personal data you have provided to us from one system to another. This means that you have the right to receive your personal data in a structured, commonly used and machine-readable format and to transmit it to another data controller.
When we process your personal data on the basis of consent, you have the right to withdraw your consent at any time. We will thereafter cease processing the personal data unless another legal basis for the processing applies.
You can exercise your rights by sending a request to the person responsible for data protection using the contact details provided in section 1, Data Controller.
If you believe that your personal data is not being processed appropriately, you have the right to contact the Office of the Data Protection Ombudsman. Its contact details are available on its website at http://www.tietosuoja.fi/fi/index.html.
9. Information Security
We take appropriate measures, including physical, digital and administrative measures, to protect personal data against loss, destruction, misuse and unauthorised access or disclosure. For example, personal data can be accessed only by duly authorised members of the association’s board. Persons authorised within the scope of their duties access personal data using personal user accounts and passwords.
Please note that even appropriate measures cannot prevent every possible data security breach. In the event of a personal data breach, we will notify you in accordance with applicable laws.
10. Changes to This Policy
We reserve the right to amend this Policy. We will notify you of changes on our website at www.rendaino.fi.
11. Contact Us
If you have questions about this Policy or would like further information about the processing of your personal data, please contact us by email through the person responsible for data protection using the contact details provided in section 1, Data Controller.
Integritetspolicy
Integritetspolicy för intressenter
Denna integritetspolicy (nedan ”policyn”) beskriver hur Rendaino r.y. samlar in, behandlar och lämnar ut personuppgifter i sin verksamhet och i kontakten med olika intressenter.
1. Personuppgiftsansvarig
Personuppgiftsansvarig enligt tillämplig dataskyddslagstiftning är Rendaino r.y. (nedan ”vi”, ”föreningen”). Rendaino r.y. ansvarar för att dina personuppgifter behandlas i enlighet med denna policy och gällande dataskyddsregler.
Kontaktuppgifter till personuppgiftsansvarig:
Rendaino r.y., Register nr: 148.781
20240 Åbo
Ansvarig för dataskydd:
Voitto Vilkama
20240 Åbo
pj (at) rendaino.fi
2. Insamling av personuppgifter
Personuppgifter kan samlas in på olika sätt. I regel behandlar vi personuppgifter som du lämnar till oss när du kontaktar oss eller använder våra tjänster, exempelvis när du blir medlem, anmäler dig till grundkurs eller gradering, betalar förbundets medlems- eller försäkringsavgift via oss, eller när uppgifter uppstår vid besök på vår webbplats.
Det är frivilligt att lämna personuppgifter, men om du väljer att inte göra det kan vi eventuellt inte erbjuda våra tjänster.
Vi behandlar bland annat följande kategorier av personuppgifter:
Personuppgifter:
efternamn, förnamn, födelsedatum, hemtelefon, mobiltelefon, e-post, modersmål, kön.
Uppgifter om grenar och medlemskap:
uppgifter kopplade till de grenar som utövas i föreningen: grad i kendo, iaido eller jodo, födelsedatum för förbundets försäkring, rekommendationer och betalningsuppgifter för graderingar, samt allmänna fakturerings- och betalningsuppgifter för medlemskap i föreningen och förbundet.
Uppgifter som samlas in vid användning av webbplatsen
uppgifter som samlas in vid användning av vår webbplats, loggdata samt uppgifter som samlas in med hjälp av cookies eller liknande teknologier (enhets-ID, enhetstyp, operativsystem och programinställningar).
3. Syfte och rättslig grund för behandling
Vi behandlar endast personuppgifter som är nödvändiga för att bedriva verksamheten och sköta medlems- och kundrelationer.
Vi behandlar personuppgifter för följande ändamål:
- Medlemsadministration, graderingar, bokföring
Behandlingen sker främst för att administrera medlemsservice, såsom ordnande av träningar, läger, träningslokaler, evenemang och graderingar, samt medlems- och försäkringsavgifter inom föreningen och förbundet. Behandlingen grundar sig på ditt medlemskap.
- Marknadsföring och annan kommunikation
Vi kan kontakta dig för att informera om föreningens verksamhet, såsom träningar och evenemang. Du har alltid rätt att motsätta dig behandling för direktmarknadsföring (se avsnitt 8).
- Utveckling av tjänster och datasäkerhet
Personuppgifter behandlas också för att förbättra kvaliteten och säkerheten i databaser och webbplats.
- Efterlevnad av lag
Vi kan behandla personuppgifter för att uppfylla våra lagstadgade skyldigheter, t.ex. bokföring eller myndigheters lagstadgade informationsbegäran.
- Övriga ändamål med ditt samtycke
Vi behandlar personuppgifter även för andra ändamål om du har lämnat samtycke.
4. Överföringar och utlämnande
Vi kan lämna ut personuppgifter till tredje parter med ditt samtycke, t.ex. till samarbetspartners såsom Finlands Kendoförbund (FKA) för medlemskap, försäkring, graderingar eller förbundsevenemang, eller till behörig myndighet för att uppfylla en lagstadgad begäran.
Uppgifter lämnas inte ut till tredje parter för direktmarknadsföring.
5. Överföring utanför EU/EES
Vi överför inte medlemmarnas personuppgifter utanför EU eller EES.
6. Cookies
Vi använder cookies och liknande teknologier på webbplatsen www.rendaino.fi.
Cookies är små textfiler som placeras på din enhet för att samla in och komma ihåg information samt förbättra webbplatsens funktion och användbarhet. Vi kan även använda dem för statistiska ändamål, t.ex. för att förstå hur webbplatsen används och förbättra användarupplevelsen.
Du kan blockera, begränsa eller radera cookies i din webbläsare. Eftersom cookies möjliggör webbplatsens funktion kan begränsning påverka användbarheten.
7. Lagring av personuppgifter
Personuppgifter lagras endast så länge det är nödvändigt för de ändamål som anges i denna policy.
Uppgifter lagras under kund- eller medlemsrelationen. Uppdragsrelaterade uppgifter lagras den tid som lagen kräver. Vissa uppgifter kan lagras även efter att relationen upphört i den omfattning som lag tillåter eller kräver.
Uppgifter raderas när lagring inte längre behövs för att fullgöra lagstadgade skyldigheter eller parternas rättigheter och skyldigheter.
8. Dina rättigheter
Du har rätt att granska dina personuppgifter. Du kan när som helst begära rättelse, uppdatering eller radering. Observera att uppgifter som är nödvändiga för ändamålen i denna policy eller som krävs enligt lag inte kan raderas.
Du har rätt att invända mot eller begränsa behandling av personuppgifter i den omfattning som lagen föreskriver.
I vissa fall har du rätt att få dina personuppgifter i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format och att överföra dem till en annan personuppgiftsansvarig.
Om behandlingen baseras på samtycke har du rätt att när som helst återkalla samtycket. Därefter behandlar vi inte uppgifterna om det inte finns annan rättslig grund.
Du kan utöva dina rättigheter genom att kontakta den person som ansvarar för dataskydd, enligt kontaktuppgifterna i avsnitt 1.
Om du anser att behandlingen av dina personuppgifter inte är korrekt har du rätt att vända dig till Dataombudsmannens byrå. Kontaktuppgifter finns på: http://www.tietosuoja.fi/fi/index.html.
9. Datasäkerhet
Vi vidtar ändamålsenliga åtgärder (fysiska, digitala och administrativa) för att skydda personuppgifter mot förlust, förstöring, missbruk samt obehörig åtkomst eller utlämnande. Tillgång till personuppgifter har endast behöriga styrelsemedlemmar och personer som behöver uppgifterna för sina uppgifter, via personliga användarkonton och lösenord.
Observera att inga åtgärder kan förhindra alla möjliga dataintrång. Vid personuppgiftsincidenter informerar vi enligt gällande lagstiftning.
10. Ändringar i policyn
Vi har rätt att ändra denna policy. Vi informerar om ändringar på vår webbplats www.rendaino.fi.
11. Kontakta oss
Om du har frågor om denna policy eller vill ha mer information om behandlingen av personuppgifter, kontakta oss via e-post till den person som ansvarar för dataskydd enligt avsnitt 1.